Media training: la importancia de ser un vocero bien preparado

Tener postura, precisión y claridad. Ser cortés, sincero y seguro. Todas estas cualidades deben estar presentes en un buen vocero, que además necesita ser bien actualizado, conocer con profundidad el área en que actúa y estar dispuesto a responder con atención a las preguntas de los periodistas.

La estrecha relación con los medios de comunicación es un diferenciador para poner una institución en una situación de destaque, ya sea en el sector público, privado o el tercer sector. Entre las ventajas de establecer un vínculo respetuoso y constructivo se encuentran el fortalecimiento del nombre de la marca y la construcción de vínculos de mayor familiaridad con la audiencia.

Sin embargo, pocas personas realmente están debidamente preparadas para satisfacer a los más diversos medios de comunicación y sus necesidades. Para ello, es fundamental que el vocero de la institución esté preparado para enfrentar lo que es un verdadero desafío. Después de todo, ¿qué es Media Training? Lea este texto hasta al final y sepa mejor para qué sirve.

La capacitación en medios, traducido del inglés al español, es una de las herramientas que prepara a quienes desean o necesitan exponerse en televisiones, radios, periódicos, revistas, portales, entre otros diversos medios de comunicación. El refuerza la visión positiva de las empresas o instituciones hacia la sociedad y contribuye para evitar los errores y equivocaciones que se producen en la relación con los medios, que a menudo puede desgastar la imagen de la institución e, incluso, generar crisis. Además, ayuda en la selección de mensajes que se transmitirán para informar y formar la opinión pública.

¿Por qué hablar con la prensa?

A pesar del surgimiento de diversos canales de comunicación y de todas las críticas enfrentadas, la prensa todavía posee su credibilidad y lleva su marca de calidad a la mayoría de la sociedad. ¿Cuántas veces ha escuchado a alguien decir que supo sobre determinado acontecimiento por la radio o televisión?

Otro factor que justifica esta relación es la oportunidad. Los espacios en los medios de comunicación son muy caros, por lo que se debe aprovechar todas las oportunidades positivas para multiplicarse y estar presente siempre que sea posible.

Además, si el periodista ha solicitado información, siempre es mejor que se presente la versión de la institución. Ocultarse y dejar la interpretación para los medios de comunicación puede ser muy peligroso para la imagen de la corporación.

Papel del vocero

En el periodismo, las fuentes son las portadoras de información y se pueden dividir en dos categorías: oficiales y especializadas. Estas son formadas por profesionales o personalidades que tienen un amplio conocimiento de la causa, como un investigador o un técnico de determinado segmento, por ejemplo. Las fuentes técnicas presentan puntos de vista basados en experiencias personales, carreras y creencias.

Las fuentes oficiales, en cambio, son elegidas por una organización para transmitir la versión de la institución sobre un tema determinado. Para que tengan credibilidad, necesitan difundir informaciones seguras, verídicas y bien fundamentadas, manteniendo una posición transparente y confiable.

El representante de la empresa o institución ante la prensa en general se denomina vocero y es a través de él que se transmitirá al público las informaciones relacionadas con la organización.

¿Cómo es la capacitación en la práctica?

Media Training consiste en una parte teórica, con presentación de conceptos elementales y técnicas de comunicación esenciales, y otra práctica, con una serie de ejercicios y simulaciones – sobre lenguaje, postura, tiempo de respuesta, cómo lidiar con preguntas difíciles y también el traje a ser usado – que contribuyen, entre otros factores, para optimizar la conducta del vocero, evitar errores y perfeccionar la relación con los periodistas. El intercambio de otras experiencias y ejemplos de lo que se debe practicar en esta comunicación ayuda a mejorar la preparación de estos representantes.

A partir de ahí, el vocero cuenta con subsidios para la planificación de entrevistas, con la previa encuesta de preguntas y respuestas, además de la evaluación de circunstancias y del contexto político. Al tratarse de medios de comunicación con características propias, es fundamental que comprendan el lenguaje, los formatos, las diferencias y las especificidades de cada uno.

¿Cómo ser un buen vocero?

Aunque alguien tenga desenvoltura y presente facilidad para lidiar con comunicación, ciertamente no será suficiente. Hablar bien es fundamental, pero no puede ser el único motivo para tener en cuenta. Deben seleccionarse personas que ocupan una posición de liderazgo – presidentes, directores de empresa, alcaldes y concejales.

Desde el punto de vista del posicionamiento, quien concede una entrevista a un periodista siempre está hablando con alguien. Por eso, es necesario dirigir tu cuerpo, su mirada y su voz a este interlocutor. Un cuidado que debe tenerse es con respecto a la artificialidad. No se recomienda hablar de manera muy ensayada, repetir informaciones y no desarrollar adecuadamente el tema.

 También es necesario estar preparado para situaciones vergonzosas y controvertidas. Las preguntas difíciles son inevitables y un buen periodista comúnmente actúa con desconfianza. Por ello, el control emocional es un factor determinante para que el vocero dirija una entrevista de forma más apropiada.

Aunque sean muchas las demandas de la prensa, sobre todo en esta era de informaciones instantáneas, son pocas las empresas y personas que invierten en dicha formación. Al adquirir esas experiencias, es natural que tú o el tema abordado también se conviertan en noticia. Esta relación es dinámica y se retroalimenta a través de estrategias bien planificadas.

Mucho más que un simple workshop de unas pocas horas al día, Media Training es un proceso continuo, que requiere un largo periodo de aprendizaje. Con base en enseñanzas teóricas y experiencias prácticas, el desempeño de líderes y voceros ciertamente mejorará y ganará relevancia en los medios de comunicación.

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